Effektives Projektmanagement steht und fällt mit der präzisen Aufwandsschätzung. Falsche Kalkulationen können nicht nur das Budget sprengen, sondern auch den gesamten Projektverlauf gefährden. Doch das muss nicht sein! Mit den richtigen Methoden kannst du die Kosten und den Aufwand deiner Projekte im Griff behalten. Hier sind vier geniale Methoden zur Aufwandsschätzung, die dir helfen, zu teure Projekte der Vergangenheit angehören zu lassen. Am Ende zeig ich dir die ValueUp Aufwandsschätz-Methode mit der ich bereits erfolgreich über 20 Projekte geplant habe.
1. Die Delphi-Methode: Expertenmeinungen clever nutzen
Die Delphi-Methode ist ideal, wenn es darum geht, den Aufwand für komplexe Projekte einzuschätzen. Bei dieser Methode werden mehrere Experten unabhängig voneinander gebeten, ihre Schätzungen abzugeben. Diese Schätzungen werden anschließend anonymisiert und den Experten erneut vorgelegt, wobei sie ihre Einschätzungen anpassen können, basierend auf den Antworten der anderen. Dieser Prozess wird wiederholt, bis ein Konsens erreicht ist. Die Delphi-Methode profitiert von der kollektiven Intelligenz und minimiert individuelle Vorurteile, was zu einer sehr präzisen Schätzung führt.
2. Planning Poker: Gamification trifft auf Projektmanagement
Planning Poker ist eine Methode, die besonders in agilen Teams beliebt ist. Sie kombiniert Schätzungen mit einem spielerischen Ansatz, um eine Diskussion zu fördern und die Meinungen aller Teammitglieder einzubeziehen. Jedes Teammitglied erhält ein Kartenset mit Zahlen, die verschiedene Aufwandswerte repräsentieren. Nach einer kurzen Diskussion legt jeder verdeckt eine Karte ab, die seine Schätzung des Aufwands repräsentiert. Danach werden die Karten aufgedeckt und die extremsten Werte werden besprochen. Der Prozess wird wiederholt, bis ein Konsens erreicht ist. Planning Poker sorgt nicht nur für präzise Schätzungen, sondern stärkt auch das Teamgefühl.
3. Die Drei-Punkt-Schätzung: Optimistisch, realistisch und pessimistisch planen
Die Drei-Punkt-Schätzung ist eine einfache, aber effektive Methode, die den Mittelwert aus drei verschiedenen Schätzungen berechnet: einer optimistischen, einer realistischen und einer pessimistischen Schätzung. Diese Methode berücksichtigt Unsicherheiten und mögliche Risiken, was sie besonders nützlich für Projekte mit unklaren Anforderungen macht. Die Formel lautet: Schätzung = (optimistisch + 4 x realistisch + pessimistisch) / 6. Durch diese Gewichtung erhält man eine ausgewogene Schätzung, die sowohl Risiken als auch Chancen berücksichtigt.
4. Die ValueUp-Methode: pragmatisch. praktisch, wirksam
Überlege wann dieses Aufgabenpaket startet und endet: Start- und Endtermin. Daraus ergibt sich eine Dauer. Nehmen wir mal an z.B.: 5 Wochen. Überlege wieviele Stunden in der Woche für dieses Aufgabengebiet notwendig sind? z.B.: 8 Stunden in der Woche. Das ergibt 8 x 5 = 40 Stunden. Also plane 40 Stunden für dieses Arbeitspaket, vergiss nicht, solltest du dazu Abstimmungsmeetings haben, gehört diese Zeit genauso miteingerechnet und auch von den Personen die benötigt werden. Das geniale an dieser wirklich sehr einfachen Methode ist, dass wir uns sehr gut eine Wochenplanung vorstellen können und die Genauigkeit daher genauso realistisch ist, wei bei den anderen gängigen Methoden
Fazit
Eine präzise Aufwandsschätzung ist unerlässlich, um Projekte erfolgreich und kosteneffizient durchzuführen. Die Delphi-Methode, Planning Poker und die Drei-Punkt-Schätzung bieten dabei unterschiedliche Ansätze, die auf verschiedene Projekttypen und -anforderungen zugeschnitten sind. Die ValueUp-Methode ist natürlich die genialste von allen. Probiere diese Methoden aus und finde heraus, welche am besten zu deinem Team und deinen Projekten passt – denn zu teure Projekte gehören ab jetzt der Vergangenheit an!
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