Projektmanagement oder Changemanagement. Was braucht unser Vorhaben?

Warum ein erfolgreich abgeschlossenes Projekt noch keine erfolgreiche Veränderung bedeutet.

„Wir haben das neue System termingerecht eingeführt, die Schulungen durchgeführt und das Projekt erfolgreich abgeschlossen. Trotzdem arbeiten viele Mitarbeiter weiterhin mit ihren alten Excel-Listen.“

Das Projektteam hat seine Arbeit erledigt. Die Software funktioniert, die Schulungen haben stattgefunden und der Projektabschlussbericht ist geschrieben. Eigentlich könnte man zufrieden sein. Wären da nicht diese Excel-Listen. Offenbar hat sich trotz erfolgreicher Projektdurchführung im Arbeitsalltag weniger verändert als erwartet.

War das Projekt also doch nicht erfolgreich? Oder haben die Mitarbeitenden die Veränderung einfach nicht angenommen? Vielleicht sollten wir zunächst eine andere Frage stellen.

Was wurde eigentlich verändert?

Projektmanagement beschäftigt sich damit, ein Vorhaben zielgerichtet umzusetzen. Es schafft Klarheit über Ziele, Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Termine und Ressourcen. Es sorgt dafür, dass die geplanten Ergebnisse unter den vereinbarten Rahmenbedingungen entstehen.

In unserem Beispiel wurde ein neues IT-System eingeführt. Technisch funktioniert es, die Mitarbeitenden wurden geschult und die vereinbarten Projektleistungen wurden erbracht. Doch die Einführung eines Systems ist nicht dasselbe wie die Veränderung der Arbeitsweise.

Ein neues System bereitzustellen ist eine Projektleistung. Dass es im Alltag tatsächlich genutzt wird, ist eine organisationale Veränderung.

Genau hier kommt Changemanagement ins Spiel. Es beschäftigt sich damit, unter welchen Bedingungen eine Veränderung in der bestehenden Organisation anschlussfähig werden kann. Welche bisherigen Abläufe, Erwartungen und Spielregeln sind betroffen? Welche Auswirkungen hat die Veränderung auf die Zusammenarbeit? Und was müsste sich ändern, damit das Neue im Alltag funktioniert?

Warum die alten Excel-Listen bleiben

Die naheliegende Erklärung lautet häufig: Die Mitarbeitenden wollen das neue System nicht nutzen. Doch was beobachten wir tatsächlich? Das System wurde eingeführt. Trotzdem verwenden viele Mitarbeitende weiterhin ihre bisherigen Excel-Listen.

Warum?

Eine mögliche Hypothese lautet: Die alten Listen erfüllen Funktionen, die das neue System bislang nicht ausreichend abdeckt. Vielleicht ermöglichen sie eine schnellere Abstimmung zwischen Abteilungen. Vielleicht lassen sich damit Informationen darstellen, die im neuen System nur umständlich verfügbar sind. Oder sie unterstützen Ausnahmen und Sonderfälle, die bei der Entwicklung der neuen Lösung nicht ausreichend berücksichtigt wurden.

Die informale Spielregel könnte lauten:

„Wir erfüllen die formalen Anforderungen, organisieren unsere tatsächliche Arbeit aber weiterhin auf den bewährten Wegen.“

Das bedeutet nicht automatisch, dass die Mitarbeitenden gegen die Veränderung sind. Ihr bisheriges Verhalten kann unter den gegebenen Bedingungen schlicht brauchbarer sein. Die entscheidende Frage lautet deshalb:

Welche Probleme können Mitarbeitende mit ihren alten Excel-Listen lösen, die das neue System nicht oder nur schwer lösen kann?

Erst wenn wir das verstehen, können wir beurteilen, welche Bedingungen sich verändern müssen.

Projektmanagement und Changemanagement gehören zusammen

Eine mögliche Intervention wäre, gemeinsam mit den Mitarbeitenden konkrete Arbeitssituationen zu untersuchen. Welche Informationen benötigen sie? Welche Abstimmungen finden tatsächlich statt? Wo unterstützt das neue System die Arbeit und wo entstehen zusätzliche Schwierigkeiten?

Daraus können sich unterschiedliche Maßnahmen ergeben: Anpassungen am System, veränderte Abläufe, neue Abstimmungswege oder zusätzliche Qualifizierung. Entscheidend ist, dass wir nicht vorschnell versuchen, das bisherige Verhalten abzustellen, ohne seine Funktion zu verstehen.

Projektmanagement und Changemanagement übernehmen dabei unterschiedliche, aber miteinander verbundene Aufgaben.

Projektmanagement organisiert die Umsetzung eines Vorhabens. Changemanagement beschäftigt sich damit, wie die damit verbundene Veränderung in der Organisation wirksam werden kann.

Das bedeutet nicht, dass Changemanagement erst nach dem Projektabschluss beginnt. Im Gegenteil: Je früher wir die Auswirkungen eines Vorhabens auf die bestehende Organisation berücksichtigen, desto besser können wir sie bereits bei der Projektgestaltung einbeziehen.

Erfolgreich umgesetzt. Und erfolgreich verändert?

Ein Projekt kann seine vereinbarten Ziele hinsichtlich Terminen, Kosten und Ergebnissen erreichen. Ob die beabsichtigte Veränderung damit bereits im Unternehmensalltag angekommen ist, ist eine weitere Frage. Beides gehört bei Veränderungsvorhaben zusammen.

Denn Unternehmen investieren nicht in ein neues IT-System, um anschließend einen erfolgreichen Projektabschlussbericht ablegen zu können. Sie möchten damit etwas verbessern.

Der Projekterfolg zeigt, was umgesetzt wurde. Die organisationale Wirkung zeigt, was sich dadurch tatsächlich verändert hat.

Und vielleicht sollten wir deshalb beim nächsten Projektabschluss nicht nur fragen:

„Haben wir alles umgesetzt, was wir geplant haben?“

Sondern auch:

„Was funktioniert in unserer Organisation dadurch heute anders als vorher?“